Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgleichen.

Was die drei Quellen jeweils beschreiben

Die Bestellung beschreibt, was angefordert oder vereinbart wurde. Der Lieferschein dokumentiert eine Lieferung. Die Rechnung beschreibt, was der Lieferant berechnet. Im ERP können ergänzend bestätigte Auftrags- und Wareneingangsdaten vorliegen.

Die Dokumente beantworten unterschiedliche Fragen. Ein Lieferschein kann eine Menge nennen, ohne den endgültig vereinbarten Preis zu enthalten. Eine Rechnung kann auf mehrere Lieferungen verweisen. Ein Abgleich muss deshalb die einzelnen Informationsrollen beachten.

Die Zuordnung ist der erste Prüfschritt

Auftragsnummer, Bestellreferenz, Liefernummer und Positionskennung helfen beim Zuordnen. Gleiche Artikelbezeichnungen reichen nicht immer: Eine Bezeichnung kann mehrfach vorkommen, verkürzt sein oder eine abweichende Einheit verwenden.

Bevor Werte verglichen werden, sollte feststehen, welche Rechnungsposition zu welcher Bestell- und Lieferposition gehört. Uneindeutige Treffer müssen sichtbar bleiben. Ein erzwungener Match kann einen rechnerisch plausiblen, fachlich falschen Vergleich erzeugen.

Ein Mengenbeispiel mit einer offenen Frage

Angenommen, die Bestellung enthält 120 Stück zu je 8 Euro. Der vorhandene Lieferschein nennt 100 Stück. Die Rechnung berechnet 120 Stück zu je 8 Euro, also 960 Euro vor weiteren Beträgen. Preis und Bestellmenge stimmen überein, die verfügbare Lieferquelle deckt aber nur 100 Stück ab.

Der richtige Hinweis lautet dann: Für 20 berechnete Stück fehlt in den vorliegenden Quellen ein Liefernachweis. Er lautet nicht automatisch: Die Rechnung ist falsch. Vielleicht ist eine zweite Lieferung noch nicht zugeordnet. Die prüfende Person braucht genau diese Unterscheidung.

Warum einfache Gleichheit häufig nicht genügt

Teilrechnungen und Teillieferungen verteilen Mengen auf mehrere Belege. Verpackungseinheiten können sich von der Bestelleinheit unterscheiden. Rabatte, Zuschläge oder zusätzliche Vereinbarungen können die Preisgrundlage verändern.

Eine Regel muss deshalb definieren, ob Einzelpositionen oder kumulierte Mengen verglichen werden, welche Umrechnung gilt und welche Preisbestandteile berücksichtigt werden. Ohne diese Festlegung ist eine automatisch errechnete Abweichung schwer zu beurteilen.

• Teillieferungen und bereits berechnete Mengen berücksichtigen
• Einheiten vor dem Mengenvergleich vereinheitlichen
• Preisgrundlage und enthaltene Bestandteile benennen
• Nachträge und zusätzliche Vereinbarungen zuordnen
• Fehlende Belege getrennt von bestätigten Abweichungen ausweisen

Vom Vergleich zur überprüfbaren Evidence

Der Hinweis sollte die Werte und ihre Quellen nennen. Für eine Mengenabweichung sind die Rechnungsposition und der passende Liefernachweis nötig. Für eine Preisabweichung zusätzlich die geltende Vereinbarung. Ein pauschaler Fehlerstatus erklärt diese Zusammenhänge nicht.

In CALADRA zeigt die interaktive Vorschau dieses Prinzip anhand eines Hinweises und eines zugehörigen Lieferscheins. Der produktive Umfang eines solchen Abgleichs hängt von Datenqualität, ERP-Anbindung und den vereinbarten Prüfregeln ab.