Welche Quellen gehören zur Prüfung?
Die Rechnung beschreibt die Forderung. Die Bestellung oder der Auftrag beschreibt den vereinbarten Umfang. Der Lieferschein liefert Hinweise auf die Lieferung. Preislisten und individuelle Vereinbarungen ergänzen die Grundlage für den fachlichen Abgleich.
Im ERP liegen häufig Stammdaten, Aufträge oder gebuchte Lieferungen. Dokumente können zusätzlichen Kontext liefern, der dort noch nicht vollständig erfasst ist. Welche Quelle für welche Information maßgeblich ist, muss ausdrücklich festgelegt sein.
Wie ERP und Belege zusammenkommenWas lässt sich abgleichen?
Eine Prüfung kann Mengen, Preise, Positionszuordnung und die Vollständigkeit der verfügbaren Belege betrachten. Die konkreten Regeln hängen vom Geschäftsprozess ab. Die Vorschau zeigt exemplarische Prüfschritte; sie ist keine Zusage für jede Belegart oder jedes ERP.
- Zuordnung von Rechnung zu Auftrag und Lieferung
- Abgleich von berechneter und dokumentierter Menge
- Vergleich mit einer definierten Preisgrundlage
- Kennzeichnung fehlender oder widersprüchlicher Informationen
Ein Finding braucht einen überprüfbaren Beleg
Ein Finding ist ein Hinweis auf eine Abweichung oder einen offenen Punkt. Eine prüfende Person braucht dafür mehr als einen Status: betroffene Position, angewandte Regel, verglichene Werte und eine konkrete Quelle.
In der Demo führt der Mengenhinweis direkt zum Lieferschein. Dieses Prinzip nennen wir Evidence: Eine Aussage muss zu ihrer Grundlage zurückführen. Eine grüne Anzeige ohne verfügbare Grundlage wäre keine belastbare Prüfung.
Wo entscheidet der Mensch?
Teilrechnungen, nachträgliche Absprachen oder abweichende Lieferbedingungen können einen scheinbaren Fehler erklären. Solche Fälle brauchen fachliche Bewertung. CALADRA soll die Informationen dafür vorbereiten, ohne die Verantwortung für Freigaben zu verstecken.
Die Website löst weder eine Buchung noch eine Zahlung aus. Die dargestellten Werte und Belege sind fiktiv. Produktiver Einsatz, Schnittstellen und Freigaberegeln werden im konkreten Projekt geprüft.
Mehr über menschliche KontrolleCALADRA am eigenen Prüfprozess beurteilen
Für ein Erstgespräch genügen zunächst der heutige Ablauf, die eingesetzten Systeme und die typischen Rückfragen. Anonymisierte Beispielbelege helfen später, Regeln und Datenqualität zu bewerten. Vertrauliche Rechnungen sollten nicht unaufgefordert versendet werden.
ILLUSTRATIVES BEISPIEL
Eine Differenz ist der Anfang einer Rückfrage.
- Bestellt
- 120 Stück
- Liefernachweis
- 100 Stück
- Berechnet
- 120 Stück
Für 20 Stück fehlt ein Liefernachweis. Ob eine weitere Lieferung vorliegt, klärt die prüfende Person. Die Differenz allein beweist keinen Rechnungsfehler.